Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement WEC

Artikel 1

Dit reglement is in aanvulling op de statuten van de coöperatie. In het geval van een verschil of conflict tussen dit reglement en de statuten prevaleren de statuten. Dit reglement is vastgesteld in de ledenvergadering van de coöperatie (datum nog nader vast te stellen).

Artikel 2

Begripsbepaling, in dit reglement wordt verstaan onder:

de Coöperatie: Wassenaarse Energie Coöperatie U.A. gevestigd te Wassenaar en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80808336 (hierna te noemen: de Coöperatie);

de statuten: de statuten van de Coöperatie, zoals vastgelegd in een akte, gepasseerd bij Ohmann Notarissen te Wassenaar op 5 november 2020;

het bestuur: het bestuur van de Coöperatie als bedoeld in Artikel 8 & 9 van de statuten;

projecten: investeringsactiviteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de Coöperatie.

Schriftelijk: per brief, e-mail of een door een of andere wijze langs elektronisch leesbaar en reproduceerbaar bericht, mits de identiteit van de verzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld.

Artikel 3

Lidmaatschap

Leden van de Coöperatie zijn de (rechts)personen die de ledenovereenkomst en het privacy statement van lidmaatschap hebben geaccepteerd.
De jaarlijkse contributie bedraagt Euro 10,- per lid. Deze contributie wordt besteed aan besturing van de vennootschap, waaronder het onderhouden van de administratie, processen en systemen. Deze contributie dient binnen veertien dagen na factuurdatum te worden voldaan.
Het lidmaatschap is vereist voorafgaand aan en gedurende de deelname aan de projecten van de Coöperatie.
Leden kunnen deelnemen aan een of meerdere projecten met een minimale investering van € 525,– per project. Zij worden dan deelnemende leden. Hierover worden per project separate afspraken gemaakt.
Bij opzegging van het lidmaatschap dienen nog niet overgedragen participaties en opbrengst rechten tegelijkertijd te worden aangeboden aan de coöperatie voor een bedrag van € 1,– Indien de coöperatie de aangeboden participaties en opbrengst rechten niet wenst over te nemen staat het vrij aan het opzeggende lid om de participaties en opbrengst rechten over te dragen aan een ander lid tegen een met dat lid onderling overeen te komen vergoeding.

Artikel 4

Bestuur

In aanvulling op wat beschreven is in de statuten.

4.1 Het bestuur bestaat uit minimaal 2 (twee) leden.

4.2 Bestuursleden:

kunnen worden voorgedragen door het bestuur of door drie of meer leden;
worden benoemd door de algemene ledenvergadering door schriftelijke verkiezing, kandidaat bestuursleden moeten in persoon tijdens de vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
worden benoemd voor een termijn van vier jaar.

4.3 Het bestuur kan commissies of project/werkgroepen voor bepaalde tijd instellen (“commissies”). Een commissie bestaat uit minimaal één bestuurslid en twee leden van de Coöperatie, ofwel externe experts doch altijd meer coöperatie leden c.q. externe experts dan bestuursleden. Een commissie krijgt een opdrachtomschrijving en rapporteert aan het bestuur.

4.4 Indien er sprake is van een (potentieel) belangenconflict voor een bestuurder zal die betreffende bestuurder dit op het moment dat de belangenverstrengeling ontstaat (dan wel dreigt te ontstaan) dit onverwijld melden bij het bestuur. Desbetreffende bestuurder zal geen activiteiten meer uitvoeren voor het project of de situatie waar dit belangenconflict speelt.

Deelname door een bestuurder middels investering in een project zoals genoemd in artikel 3.4 wordt niet geacht een belangenconflict te zijn.

Artikel 5

Financiële kaders

5.1 Het bestuur handelt binnen de kaders van het beleidsplan en de financiële kaders zoals vastgesteld in de jaarbegroting en projectbudgetten.

5.2 Alle rechtshandelingen, betalingen en overboekingen dienen door tenminste twee bestuursleden te worden genomen of goedgekeurd. Deze bestuursleden stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid mondeling of schriftelijk op de hoogte van deze besluiten.

Een bestuurslid mag in uitzonderlijke situaties individueel beslissen over verplichtingen en/of betalingen tot 1.000 (duizend) euro, maar dient daarbij een tweede bestuurslid te consulteren die schriftelijk zijn goedkeuring moet verlenen.

5.3 Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van leningen zonder goedkeuring van de ledenvergadering.

5.4 De algemene ledenvergadering stelt voor de controle op de financiële jaarstukken een kascontrolecommissie in die minstens één keer per jaar een controle uitvoert op de uitgaven en inkomsten van de Coöperatie. Deze commissie bestaat uit 2 (twee) leden van de Coöperatie, geen bestuurslid zijnde. Jaarlijks treedt één lid af en is daarna gedurende 4 (vier) jaar niet herkiesbaar.

5.5 Bestuursfuncties zijn onbezoldigd. Door het bestuur goedgekeurde onkosten kunnen worden vergoed aan bestuurders en commissieleden.

5.6 Bestuursleden die naar het oordeel van het bestuur niet binnen de hiervoor gestelde kaders handelen worden onmiddellijk door het (resterende) bestuur geschorst. Indien de eerstvolgende ledenvergadering met deze schorsing instemt, worden zij ontheven uit hun functie en zijn zij niet herkiesbaar.

Artikel 6

Bestuurstaken en bevoegdheden

6.1 Taken en bevoegdheden van de voorzitter
Naast de taken genoemd in Artikel 11 en Artikel 12 van de Statuten heeft de voorzitter de volgende taken:

vertegenwoordigt tezamen met de secretaris de Coöperatie naar buiten toe;
overlegt tezamen met één of meer leden van het bestuur met officiële instanties;
geeft leiding aan het bestuur;
stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
leidt de ledenvergaderingen, de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
stelt, in goed overleg en tezamen met met de bestuursleden, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
coördineert en stuurt activiteiten;
ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt;
tekent tezamen met de secretaris nieuwe overeenkomsten en verplichtingen.

6.2 Taken en bevoegdheden van de secretaris
De secretaris vertegenwoordigt tezamen met de voorzitter de Coöperatie naar buiten toe;

maakt van elke vergadering een verslag dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de (bestuurs)leden en waarin minimaal wordt vermeld:
de datum en plaats van de vergadering;
de aanwezige en afwezige bestuursleden/leden;
de besproken punten en genomen besluiten.
stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
archiveert alle relevante documenten;
houdt een register bij van alle leden en aspirant-leden van de Coöperatie. De leden zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van hun persoonlijke gegevens; mutaties dienen schriftelijk te worden gemeld bij het secretariaat.
tekent tezamen met de voorzitter nieuwe overeenkomsten en verplichtingen.

Taken en bevoegdheden van de penningmeester
De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de financiële huishouding van de

Coöperatie. De penningmeester:

voert de financiële administratie, of laat deze onder zijn eindverantwoording uitvoeren door derden;
waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, in het bijzonder in geval van opvolging;
stelt financiële overzichten op en legt de jaarstukken ter controle voor aan de door de ledenvergadering benoemde kascontrolecommissie. De controle op de jaarstukken vindt plaats minimaal 14 (veertien) dagen voor de jaarvergadering waarin de stukken worden vastgesteld;
maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
neemt na goedkeuring van het bestuur het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde projectgroepen decharge te verlenen;
onderhoudt na goedkeuring van het bestuur contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

Artikel 7

Bestuursvergaderingen en besluiten

In aanvulling op wat beschreven is in Artikel 14,15 & 16 van de Statuten.

7.1 Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden (onder wie minstens de voorzitter of de penningmeester) besluiten die geen uitstel kunnen velen. Deze bestuursleden stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid schriftelijk op de hoogte van dergelijke besluiten.

7.2 Bestuursleden hebben het recht om andere bestuursleden bij schriftelijke volmacht voor hen te laten stemmen. Deze volmachten dienen voorafgaande aan de behandeling van de agenda aan de voorzitter te worden overhandigd.

7.3 Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien minimaal twee derde van het aantal zittende bestuursleden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

7.4 Het bestuur vergadert minimaal tweemaal per jaar, en houdt éénmaal per jaar een algemene (leden) vergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom schriftelijk verzoeken.
Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 (vier) weken daarna. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

7.5 Leden en bestuursleden kunnen voor de vergaderingen agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. De secretaris stuurt de conceptagenda uiterlijk 2 (twee) dagen voor aanvang van de vergadering aan alle bestuursleden toe.

7.6 Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld.

Artikel 8

Slotbepalingen

8.1 In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

8.2 Aan alle leden worden op verzoek de statuten en het huishoudelijk reglement ter beschikking gesteld.